Lo Strumento “GESTIONE NOMI”

La Gestione Nomi, è un utile strumento, forse non utilizzato da molti, già presente dagli albori di Excel.

Nel corso degli anni, è cambiata la sua posizione nei vari menu delle versioni Excel.

Nelle ultime versioni si trova nel Menù “Formule”:

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Quando si usa:

Tutte le volte in cui un determinato GRUPPO di celle lo vogliamo usare come riferimento.

Quando si tratta di un RANGE, cioè un Elenco del tipo “A1:D14”

I riferimenti sono semplici, ma ammettendo che i RANGE siano più di uno ed in diverse posizioni, la scrittura diventa un poco più difficile, a questo punto ecco che conviene utilizzare la “Gestione Nomi”.

Cosa comporta l’uso dei nomi, oltre la semplicità il fatto che con un Nome Definito si riesce a ricordare meglio il Range di riferimento, tipo Range(“A1:D14”) oppure Tabella_Codici o soltanto Codici secondo voi quale si ricorda meglio.

Da notare che ho scritto Tabella_Codici con l’underscore “_” trattino basso, in quanto il Nome da assegnare non deve avere spazi vuoti.

Una volta che si è premuto “Gestione nomi” compare questa maschera che visualizza tutti i Nomi già creati altrimenti vuota se è il primo Nome.

Poi si preme su “Nuovo” per definire il Range questa la maschera di inserimento

Di norma nella casella “Riferito a:” compare sempre in riferimento alla cella che è selezionata al momento.

Adesso dobbiamo prima inserire il Nome che vogliamo assegnare, nella casella “nome:”,nel caso “Pippo” e poi nella casella “Riferito a:”, possiamo procedere in 2 modi o scriviamo direttamente il Range, oppure per non sbagliare, cancellando il Range già scritto, andare sul foglio è selezionare direttamente il Range con il Cursore

A questo punto se sono più di un Range tenendo il Pulsante Control “Ctrl” premuto selezionare il Range successivo, in questo modo si possono selezionare più Range o Celle consecutivamente.

Al limite si potrebbe fare questa selezione prima poi con le Celle selezionate creare il Nome, si avrebbe nella casella “Riferito a:” già tutti i dati dei Range selezionati, basterà solo confermare con “Ok”, qualche sbaglio nella selezione comporterà ricominciare daccapo.

Note:

Dinamicità:

Di norma i Nomi si usano maggiormente per Elenchi, ma hanno la pessima abitudine di essere statici, cioè il Range indicato è fisso.

Ammettiamo che all’elenco “A1:D14” aggiungeremmo delle nuove righe, dovremmo ricordarci di aggiornare il Nome e il Range allungandolo a “D15-16-17” o per le righe inserite.

Ci rendiamo subito conto che questo è un fastidio di non poca importanza, perché se per una ricerca il codice si trova oltre il Range impostato, non lo si troverà mai.

Ma a questo ci vengono incontro le formule e funzioni di Excel, possiamo usare le Funzioni “SCARTO()”, “CONTA.VALORE()”, insieme per risolvere il Problema, in questo modo:

Andate alla Funzione SCARTO() o CONTA:VALORI(), per conoscerne bene l’uso.

Nella Casella “Riferito a:” scriviamo questa Formula:

=SCARTO(Foglio1!$A$2;;;CONTA.VALORI(Foglio1!$A:$A)-1;4)

Ecco come appare nella scheda

Con questo metodo e questa formula, ogni volta che aggiungeremo una riga al nostro Elenco, questo diventerà “A1:D14-15-16-etc..”.

Vediamo come funziona, la funzione base e “SCARTO()” che è una funzione di Spostamento e Riferimento rispetto ad un punto fisso, nel caso “$A$2” dichiarata con riferimento assoluto segno del dollaro “$”.

Partendo da questo punto contiamo i valori(celle occupate) presenti nella colonna “A” con “CONTA.VALORI()” all’estero vediamo un “-1”, perche dobbiamo eliminare come valore l’intestazione della colonna, l’ultimo parametro della formula e 4 che indica, conteggia 4 colonne, cioè fino alla colonna “D” se avremmo voluto solo la colonna “A” questo valore sarebbe stato 1.

In effetti è il “CONTA.VALORI()” che allunga l’elenco mano a mano che aggiungiamo nuove righe di Dati.

A questo punto non dobbiamo più ricordarci di andare ad aggiustare il Range riferito al nome.

Importante: quando dobbiamo cancellare valori o intere colonne di un Range definito da Nome, usiamo soltanto “Cancella Valori” , e non “Elimina valori o Elimina riga”, in quanto eliminando la riga o le celle il Nome perde i riferimenti del range assegnatogli, producendo l’errore “#RIF!“, non rendendo più disponibile il Range riferito al Nome.

elaborazione edita da www.bysal-excel.it