KPI: come misurare le performance aziendali

Gli indicatori chiave di prestazione (Key Performance indicator, KPI) costituiscono una parte importante delle informazioni necessarie per determinare e spiegare come un’organizzazione progredisce verso i suoi obiettivi di business e marketing, tuttavia molte persone sono confuse su ciò che costituisce esattamente un indicatore chiave di prestazione o KPI.

KPI: definizione base

Un indicatore chiave di prestazione è una misura quantificabile che una società utilizza per determinare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti.

Questo significa che diverse aziende hanno diversi KPI a seconda dei loro rispettivi criteri di performance o priorità. Allo stesso tempo, gli indicatori di solito seguono standard del settore.

C’è una sottile differenza tra gli indicatori chiave di prestazione e le metriche di marketing. Un punto importante da ricordare è che i KPI sono metriche di marketing, ma non tutte le metriche di marketing sono KPI. Un buon manager (ma anche un professionista o un piccolo imprenditore) deve saper determinare quali metriche di marketing si qualificano come loro indicatori di prestazione.

Tali indicatori non devono necessariamente essere di natura finanziaria, ma sono importanti nell’indirizzare veicoli di marketing per la gestione. Senza questi indicatori e senza le indicazioni che essi forniscono alle imprese, è quasi impossibile per loro raggiungere il loro pieno potenziale.

Caratteristiche dei KPI

I KPI possono essere stabiliti in modo anche arbitrario ma perchè siano utili è necessario che soddisfino i seguenti requisiti:

• Quantificabilità: i KPI possono essere presentate sotto forma di numeri.
• Praticità: si integrano bene con gli attuali processi aziendali.
• Direzionalità: contribuiscono a determinare se una società sta migliorando.
• Operatività: possono essere messi in relazione al contesto pratico per misurare un cambiamento effettivo.

Un indicatore chiave di prestazione deve essere basato su dati legittimi e fornire un contesto che richiama gli obiettivi di business. I KPI devono essere definiti in modo tale che i fattori al di fuori del controllo di una società non possano interferire con la loro realizzazione.

Un altro fattore chiave è che abbiano scadenze temporali predeterminate che dividano il processo analizzato in diversi check-point.

Esempi

I KPI di un’organizzazione non corrispondono agli obiettivi specifici dell’organizzazione stessa.

Ad esempio, una scuola può avere l’obiettivo che tutti i suoi allievi superino un corso, ma utilizzare il suo tasso di fallimento come un indicatore KPI per determinare le proprie performance. D’altra parte, un’azienda può utilizzare la percentuale di reddito che riceve da clienti ricorrenti come suo KPI.

Altri esempi di KPI per le imprese includono:

• Lo status dei clienti esistenti;
• I nuovi clienti che hanno ottenuto;
• Il tasso di abbandono dei clienti;
• La segmentazione della clientela per redditività o demografia;
• Il tempo di attesa per gli ordini dei clienti;
• La lunghezza degli stock-out.

Come scegliere

Le imprese dovrebbero adottare una serie di passaggi prima di scegliere i migliori indicatori di prestazione, tra cui:

• aver ben definito i processi di business;
• aver definito i requisiti per i processi di business;
• avere a disposizione misurazioni qualitative e quantitative dei risultati.
• aver determinato le varianti e aver regolato i processi per soddisfare gli obiettivi a breve termine.

KPI e Business Intelligence.

Uni degli elementi che contraddistingue chi si occupa di controllo di gestione è quello di definire dei Kpi a mezzo di dashboard interattive e di facile lettura.

Power Bi è uno degli strumenti che peremette di arrivare a questo risultato.

Le dashboard KPI sono strumenti che uniscono le origini dati e forniscono feedback visivo immediato che mostra le performance aziendali a fronte dei tuoi indicatori di prestazioni chiave (KPI). Sono utili per gli utenti in quanto offrono:

• Una soluzione rapida e semplice per monitorare gli indicatori KPI e di altre metriche aziendali.

• Una visualizzazione unificata dei dati che migliora la visibilità della solidità dell’azienda.

• Effetti di visualizzazione dei dati personalizzabili con indicatori di performance e stato.

Creando una dashboard KPI con lo stesso strumento o la stessa piattaforma che si utilizza per definire gli indicatori KPI, si avrà ad avere a disposizione tutto ciò di cui si ha bisogno nella stessa posizione. Man mano che si modificano le definizioni degli indicatori KPI, le origini dati o le destinazioni, questi aggiornamenti verranno inseriti automaticamente nelle dashboard, facendo risparmiare tempo e fatica.

Per aiutarti a trarre il massimo vantaggio dall’efficacia degli indicatori KPI, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per iniziare:

Identificazione dei KPI:

·        Scegli solo indicatori KPI allineati ai tuoi obiettivi specifici. Se i tuoi obiettivi non sono chiari, sarà complicato abbinarvi indicatori KPI appropriati.

·        Utilizza indicatori KPI diversi per gli stessi obiettivi, se estesi a tutti i reparti: il reparto marketing avrà ad esempio indicatori KPI diversi rispetto al team di vendita.

·        Indipendentemente dagli indicatori KPI che scegli, assicurati che esista un team principale responsabile della loro definizione.

Monitoraggio degli indicatori KPI:

·        Esplora le varie dashboard, i grafici di visualizzazione e i modelli disponibili nello strumento o nella piattaforma KPI che utilizzi, al fine di selezionare quelli appropriati per i tuoi obiettivi.

·        Assicurati di includere i dati iniziali per il confronto, al fine di garantire che la tua dashboard mostri una rappresentazione fedele delle performance e dei progressi nel tempo dalla tua azienda.

·        Determina una frequenza di monitoraggio e azione sugli indicatori KPI.

L’associazione BIExcel ha come obiettivo primario formare chi si occupa di controllo di gestione, di Big Data a raggiungere ottimi risultati nella realizzazione di dashboard adatta al modello di business che si intende monitorare.

a cura di @Maurizio Zichella